Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

Administrator Danych Osobowych

W rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Olsztyńska Szkoła Wyższa, ul. Jagiellońska 59, 10-283 Olsztyn, tel.: 89 534 71 53, e-mail: biurorektora@osw.edu.pl, dalej: OSW lub Uczelnia.

Inspektor Ochrony Danych

OSW wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, którym jest Pan Michał Cupiał. Można się z nim kontaktować pod adresem e-mail: iod@osw.edu.pl lub pisemnie na wskazany wyżej adres Uczelni.

Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Państwa dane będą przetwarzane w następujących celach:

a)    Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail lub formularz kontaktowy

OSW przetwarza dane osobowe wszystkich, którzy nawiązują kontakt z Uczelnią dostępnymi środkami komunikacji. W przypadku gdy wysyłacie nam Państwo korespondencję za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej jako nasi Studenci, pracownicy lub klienci przetwarzamy Państwa dane w celu realizacji zawartej z Państwem umowy. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane z korespondencji, która nie wynika z zawartych umów, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W OSW przyjęliśmy, że korespondencję przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości jednak nie dłużej niż 5 lat, z uwzględnieniem innych okresów przechowywania korespondencji powiązanej z zadaniami realizowanymi przez Uczelnię (np. dokumentacja zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej).

b)   Zawierania umów cywilnoprawnych

W przypadku zawierania przez OSW umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania i rozliczenia zawartej umowy. Podanie żądanych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji zawartych umów. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego.

c)    Prowadzenia postępowań ofertowych

Gromadzenie danych w formularzach ofertowych, lub w przesłanych przez podmioty zewnętrzne ofertach jest niezbędne dla dokonania zakupów najlepiej pasujących do potrzeb OSW. Ponadto dane tak zgromadzone będą przetwarzane w celu zawarcia umowy z podmiotem, który złoży najkorzystniejszą ofertę. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do zapewnienia możliwości dochodzenia roszczeń przez strony postępowania. W przypadku wydatkowania środków pochodzących z Unii Europejskiej dane będą przechowywane przez okres 10 lat liczonych od roku następującego po roku zawarcia umowy w wyniku przeprowadzonego konkursu.

d)   Prowadzenia rozliczeń i księgowości

OSW przetwarza dane osobowe w ramach czynności związanych z prowadzeniem rozliczeń rozliczaniem należności i zobowiązań, w tym wystawiania faktur, rachunków lub innych dowodów księgowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tych przypadkach wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Uczelni. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zgromadzone dane będziemy przechowywać przez okres czasu wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących ustawy o rachunkowości oraz prawa podatkowego.

e)    Rekrutacji pracowników

Przeprowadzając nabór na wolne stanowiska, OSW przetwarza dane osobowe w celu rozpatrzenia złożonych dokumentów rekrutacyjnych i skontaktowanie się z Panią/Panem w celu przeprowadzenia dalszej procedury naboru.

Podanie danych w zakresie imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych do kontaktu (dowolnie: adresu do korespondencji, adresu e-mail albo nr telefonu), wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest obowiązkowe i wynika z Kodeksu Pracy. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W przypadku nauczycieli akademickich możliwe jest także żądanie informacji dotyczącej pełnej zdolności do czynności prawnych, korzystania z pełni praw publicznych, braku skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyśle przestępstwo skarbowe, brak ukarania karą dyscyplinarną wydalenia z pracy w uczelni z zakazem wykonywania pracy w uczelniach na okres od 6 miesięcy do 5 lat oraz brak pozbawienia prawa do wykonywania zawodu nauczyciela akademickiego na okres 10 lat. Weryfikacja tych danych  jest obowiązkowa i wynika z ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie dodatkowych danych, takich jak zdjęcia umieszczonego w CV, informacji o stanie zdrowia, niepełnosprawności, o sytuacji rodzinnej, ekonomicznej, społecznej lub zainteresowaniach jest dobrowolne. Dane te będziemy przetwarzać, zgodnie z Kodeksem Pracy, na podstawie wyrażonej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Niepodanie tych danych nie wykluczy Pani/Pana z prowadzonego postępowania rekrutacyjnego.

Po zakończeniu procesu rekrutacji i ogłoszeniu wyłonienia kandydata oferty osób niezatrudnionych niszczone są po 14 dniach od ogłoszenia wyników. Dokumenty osób, które zostaną pracownikiem włączane są do akt osobowych i przetwarzane są zgodnie z przepisami prawa.

W przypadku niespełniania wymagań formalnych przesłane dokumenty zostaną niezwłocznie zniszczone.

f)    Przetwarzania danych pracowników

OSW udziela informacji o przetwarzaniu danych osobowych swoim pracownikom w momencie zatrudnienia. Byli pracownicy mogą zgłaszać się do Dziekanatu OSW w celu uzyskania szczegółowych danych.

g)    Rekrutacji studentów do Olsztyńskiej Szkoły Wyższej

OSW przetwarza dane osób zapisujących się na oferowane Kierunki w celach przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego. W związku z przepisami ustawy o szkolnictwie wyższym i nauce. Podanie danych osobowych podczas rekrutacji jest obowiązkowe, a ich niepodanie uniemożliwi przyjęcie Państwa na studia. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jeżeli podacie Państwo dodatkowe dane, które nie były oznaczone jako wymagane w procesie rekrutacji, to dane te będziemy przetwarzać na podstawie Państwa zgody, czyli zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane te będziemy przetwarzać do czasu wycofania zgody, zakończenia procesu rekrutacyjnego lub do czasu pobierania nauki w OSW z zachowaniem przepisów dotyczących archiwizacji. Podanie tych danych osobowych jest dobrowolne.

Jeżeli zostaniecie Państwo przyjęci na OSW, to Państwa dokumenty zawierające dane osobowe zostaną włączone do teczki akt osobowych studenta i będą przetwarzane przez czas pobierania przez Państwa nauki w Uczelni, a następnie będą archiwizowane zgodnie z §15 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów.

UWAGA: W zakresie rekrutacji prowadzonej z wykorzystaniem systemów informatycznych obowiązek informacyjny będzie spełniany w stosowanym przez OSW narzędziu.

 h)   Korzystanie ze zbiorów biblioteki Uczelni

OSW prowadząc Bibliotekę przetwarza dane osobowe osób korzystających w następujących celach:

1. umożliwienia wypożyczenia i zwrotu naszych zbiorów,
2. zapewnienia ochrony materiałów bibliotecznych między innymi poprzez kontakt z Państwem w przypadku niezwrócenia zbioru do biblioteki,
3. statystycznych,
4. promocyjnych, czyli informowania o organizowanych przez bibliotekę konkursach, wydarzeniach, spotkaniach itp.

Przetwarzanie danych osobowych wymienionych w punktach a – c jest obowiązkiem OSW i wynika z przepisów prawa. Jeżeli chcecie Państwo korzystać z usług naszej biblioteki to podanie danych osobowych jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przetwarzanie danych osobowych w celu określonym w punkcie d będzie realizowane na podstawie Państwa zgody. Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę, biblioteka będzie wysyłała Państwu na podany adres e-mail wiadomości informujące o organizowanych przez bibliotekę konkursach, wydarzeniach, spotkaniach itp.  Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W tym zakresie przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Zgromadzone dane osobowe zostaną usunięte:

1. w przypadku studentów:

• po dwóch latach od zakończenia studiów,
• natychmiast jeżeli czytelnik wyrazi prośbę o wypisanie z grona czytelników,
• do czasu wycofania zgody w przypadku prywatnego adresu email wykorzystywanego na potrzeby informowania przez Bibliotekę o organizowanych przez bibliotekę konkursach, wydarzeniach, spotkaniach itp.,

2. w przypadku pracowników i osób spoza uczelni:

• po dwóch latach od ostatniej aktywności czytelnika,
• natychmiast, jeżeli czytelnik wyrazi prośbę o wypisanie z grona czytelników, do czasu wycofania zgody,

3. w przypadku osób, które nie zwróciły zasobów dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń przez OSW.

i)     Prowadzenia monitoringu wizyjnego

OSW prowadzi stały monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 22² Kodeksu Pracy, jako prawnie uzasadniony interes OSW zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

j)     Dochodzenia roszczeń

OSW może przetwarzać wszelkie zgromadzone przez siebie dane osobowe w celu dochodzenia swoich roszczeń. Postępowanie takie jest prawnie uzasadnionym interesem Uczelni, a dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Okres przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie zależał od czasu prowadzonego postępowania oraz związanych z nim wymagań prawnych.

k)    Umieszczania informacji na publicznych kontach na portalu społecznościowym Facebook

Prowadzenie konta fanpage na portalu społecznościowym Facebook: https://pl-pl.facebook.com/olsztynska.szkola.wyzsza/ jest prawnie uzasadnionym interesem Uczelni. W przypadku korzystania z tego serwisu, umieszczania na nim postów i komentarzy, informujemy, że dane osobowe będą przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Zasady przetwarzania danych przez portal Facebook znajdują się tu:

https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing/update,

natomiast zakres stosowanych klauzul umownych znajduje się tu:

https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum

Dane osobowe umieszczane przez Państwa na profilu Facebook Uczelni będą dostępne wszystkim użytkownikom odwiedzającym nasz Fanpage.

Odbiorcy danych przetwarzanych przez OSW

Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu Uczelni, takim jak:

• dostawcy oprogramowania w celu zapewnienia jego sprawnego działania z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności przetwarzania,
• podmiotom świadczącym usługi pocztowe zgodnie z prawem pocztowym w celu prowadzenia korespondencji tradycyjnej,
• bankom w przypadku konieczności dokonywania rozliczeń,
• biegłym rewidentom i audytorom dokonującym oceny działalności Uczelni,
• podmiotom publicznym w ramach w ramach zwartych porozumień i umów oraz w zakresie obowiązujących przepisów prawa.

Przysługujące prawa

W związku z przetwarzaniem przez OSW Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, a także ich usunięcia w granicach dozwolonych prawem. Przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim są one przetwarzane w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody lub zawartej umowy. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu administratora mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania danych.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy kontaktować się z Uczelnią za pośrednictwem poczty tradycyjnej na wskazany wyżej adres lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Inspektora Ochrony Danych.

Mogą Państwo również wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.